Die meisten Unternehmen nutzen bereits ein HR-System zur Datenerfassung, zum Beispiel Workday, PeopleSoft, Oracle oder SAP. Diese Plattformen eignen sich hervorragend zur Speicherung von Mitarbeiterdaten, zur Gehaltsabrechnung und zur Verwaltung von Sozialleistungen. Es gibt jedoch einen Haken: Sie wurden nicht dafür entwickelt, ein nahtloses Mitarbeitererlebnis zu bieten.

An dieser Stelle kommt ServiceNow ins Spiel. Stellen Sie sich Ihr HR-System als das „Gehirn“ der Personalabteilung vor: Es speichert Informationen und verarbeitet Transaktionen. ServiceNow fungiert als die „Hände“, die Abläufe über Abteilungen, Workflows und Tools hinweg umsetzen. Die Verbindung beider Systeme ermöglicht schnellere Prozesse, reduziert manuelle Aufgaben und verbessert das Mitarbeitererlebnis.

Warum sollten Sie ServiceNow mit Ihrem HR-System koppeln?

Die Integration von ServiceNow in Ihr HR-System verwandelt eine statische Datenplattform in ein dynamisches Serviceerlebnis. So funktioniert es:

Ein einziger Zugangspunkt für alles

Mitarbeitende müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Portalen wechseln. ServiceNow ist ihre zentrale Anlaufstelle für Personalwesen, IT, Facility-Anfragen und vieles andere mehr.

Effektive Automatisierung

Eine Stellenänderung wird möglicherweise in Workday, PeopleSoft oder Oracle HRMS erfasst. ServiceNow sorgt nun dafür, dass die Ausgabe des Laptops, die Einrichtung des Systemzugangs und der Schreibtischwechsel auch tatsächlich erfolgen.

Weniger manuelle Arbeit

Verabschieden Sie sich von doppelten Dateneingaben und der Suche nach Genehmigungen. Genießen Sie unkomplizierte Integrationen, die alles synchron halten.

Beispiele aus der Praxis

So schaffen Unternehmen einen Mehrwert, indem sie ihre HR-Systeme mit ServiceNow integrieren:

1. Optimierte Onboarding-Prozesse

Situation: 

Wird ein neuer Mitarbeitender zu Workday hinzugefügt, startet ServiceNow automatisch einen koordinierten Onboarding-Workflow. Dieser umfasst die Bereitstellung von IT-Ressourcen, die Gewährung von Systemzugriffen, das Versenden personalisierter Willkommensnachrichten sowie die Planung von Einführungsveranstaltungen.

Business Impact:

  • Die manuelle Koordination zwischen Personalabteilung und IT fällt weg.
  • Neue Mitarbeitende können schneller produktiv arbeiten.
  • Verbessert das Mitarbeitererlebnis vom ersten Tag an.
  • Reduziert den Verwaltungsaufwand für Personalabteilungen.

2. Automatisiertes und sicheres Offboarding

Situation: 

Wenn ein Mitarbeitender kündigt oder entlassen wird, aktualisiert Workday seinen Status und löst damit in ServiceNow die Durchführung von Offboarding-Aufgaben aus. Dazu gehören u.a. die Deaktivierung des Systemzugangs oder die Benachrichtigung der Lohnbuchhaltung und anderer relevanter Abteilungen.

Business Impact:

  • Durch den zeitnahen Entzug von Zugriffsrechten werden Sicherheitsrisiken minimiert.
  • Verhindert den Verlust von Unternehmensvermögen.
  • Es gewährleistet die Einhaltung von Offboarding-Richtlinien.
  • Reduziert manuelle Nachbearbeitung und potenzielle Fehler.

3. Intelligente Lösung von Personalangelegenheiten

Situation: 

Mitarbeitende reichen HR-Anfragen über ServiceNow ein. Die Plattform ruft dann die relevanten Daten aus dem HR-System ab, um kontextbezogene, personalisierte Antworten zu liefern.

Business Impact:

  • Die Fallbearbeitungszeiten werden beschleunigt.
  • Reduziert die wiederholten manuellen Nachschlagevorgänge für HR-Mitarbeitende.
  • Verbessert die Mitarbeiterzufriedenheit durch schnelleren und genaueren Support.
  • Ermöglicht der Personalabteilung, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren statt auf transaktionale Aufgaben.

Best Practices für den richtigen Ansatz

Beginnen Sie mit der Mitarbeitenden-Journey

Integrieren Sie nicht um der Integration willen

Identifizieren Sie stattdessen wichtige Kontaktpunkte wie Onboarding, Jobwechsel und Offboarding und gestalten Sie Ihre Arbeitsabläufe rund um diese Momente

Nutzen Sie die Tools, die Ihnen bereits zur Verfügung stehen

Nutzen Sie vorgefertigte Konnektoren

Der Integration Hub von ServiceNow enthält vorgefertigte Konnektoren für Workday, PeopleSoft und viele weitere Systeme. Überlegen Sie, diese zu verwenden, bevor Sie benutzerdefinierte Integrationen erstellen

Halten Sie die Daten sauber und konsistent

Einheitlichkeit in allen Systemen

Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter-IDs, Abteilungscodes und Berufsbezeichnungen in allen Systemen einheitlich sind. Ein wenig Datenverwaltung zu Beginn erspart Ihnen später viel Kopfzerbrechen.

Setzen Sie Sicherheit an erste Stelle

Verwenden Sie eine sichere Authentifizierung

Verwenden Sie eine sichere Authentifizierung (zum Beispiel OAuth oder SAML) und stellen Sie sicher, dass jeder Workflow nur auf die Daten zugreift, die er benötigt.

Messen Sie, um zu verbessern

Verfolgen Sie Kennzahlen

Verfolgen Sie Kennzahlen wie die Dauer der Einarbeitung, die Geschwindigkeit der Fallbearbeitung und die Mitarbeiterzufriedenheit. Mithilfe des ServiceNow-Dashboards können Sie Engpässe identifizieren.

Von Technologie zur Strategie: Warum flowworkx?

Bei flowworkx wissen wir, dass moderne Personalarbeit mehr ist als nur Richtlinien und Prozesse. Es geht darum, nahtlose, menschenzentrierte Erfahrungen zu schaffen, die das Engagement und die Leistung fördern. Unsere ServiceNow-Expert:innen verbinden fundiertes HR-Know-how mit einem klaren Fokus auf die Ergebnisse, die für Sie zählen.

So unterstützen wir HR-Teams dabei, von einer reaktiven zu einer proaktiven Arbeitsweise zu wechseln:

Automatisierung von Arbeitsabläufen

Integration von ServiceNow mit Plattformen wie Workday oder PeopleSoft

Bereitstellung von Erkenntnissen, die strategische Entscheidungen unterstützen

Mit flowworkx gewinnen Sie einen Partner, der sich im Personalwesen auskennt, Ihre Herausforderungen versteht und Ihnen skalierbare Lösungen bietet.

Fazit

Workday, PeopleSoft und Oracle HRMS (um nur einige zu nennen) sind leistungsstarke Datensysteme. ServiceNow ist hingegen ein hervorragendes Handlungssystem. Zusammen bilden diese Lösungen eine starke Plattform für Mitarbeitererfahrungen, die Reibungsverluste reduziert, Zeit spart und einen messbaren Mehrwert liefert.

Wenn Sie damit beginnen möchten, konzentrieren Sie sich zunächst auf das Mitarbeitererlebnis und weniger auf die Systemverbindungen. Wenn Sie bei der Gestaltung die Mitarbeitenden im Blick haben, fügt sich die Technologie wie von selbst ein und die Rendite erfolgt automatisch.

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